Jak vypadá práce v APK

V minulý čtyřech letech prošla Asociace provozovatelů kin významnou proměnou, a to jak po stránce jejího vnějšího působení (nový web, vizuál, zapojení do struktur audiovize), tak především po stránce vnitřního fungování. Ať už vlivem vnějších okolností jako byl covid či podílení se na vzniku Státního fondu audiovize, tak do velké míry vnitřním nutkáním a snahou o profesionalizaci se APK čím dál více stává fungujícím orgánem, který dokáže plnit stále širší portfolio činností. 

Situace v našem oboru byla před čtyřmi lety zcela jiná, než je tomu nyní a nelze se tedy divit, že tam, kde dříve nebylo zapotřebí scházet se více než čtyřikrát ročně, tam tato četnost dnes zdaleka nestačí. V rámci grantu Norských fondů si současné Představenstvo vytvořilo určitou oporu v podobě metodiky řízení a v následujících odstavcích si přečtete, jakým způsobem aktuální APK funguje a kam by mohla práce následujícího Představenstva směřovat.

Za všechno může čas

Bez vyčlenění většího než malého množství člověkohodin se APK nikam neposune. Představenstvo se pod stále bedlivější patronací tajemníka Ondřeje Rečky setkává každý měsíc, a to střídavě jednou na ZOOMu (ve čtvrtek odpoledne ve 14:00) a jednou fyzicky na jedno až dvoudenním zasedání. Místa těchto osobních setkávání se mění a snaha je taková, aby docházelo ke střídání lokalit s ohledem na potřeby všech členů Představenstva. Existuje mechanismus kompenzace nákladů na dojíždění, který je ukotven ve směrnici a odvíjí se od dojezdové vzdálenosti.

Máte chat? A mohla bych ho vidět?

Pro účely komunikace se po mnoha peripetiích ustálilo používání nástroje Google Chat. Protože APK operuje de facto pouze na cloudovém úložišti od Googlu (Google Drive), bylo možné vcelku přirozeně začlenit další disponibilní nástroj. V hlavní chatovací místnosti jsou vytvořena subtémata, ke kterým se jednotliví členové vyjadřují a je více než záhodno, aby si noví členové osvojili určitou digitální přítomnost, měli názor a nebáli se jej použít a vrhnout do placu.

Srazovník & chill

Aby se dala držeti nějaká štábní kultura v informování se o vzájemných termínech, zvolilo Představenstvo k tomuto účelu webový nástroj Srazovník, kam do určitého data (deadline hlídá tajemník) všichni vloží své časové možnosti. Od toho se odvíjí datum uskutečnění schůzek. Když se to bude dělat a všichni budou termíny dodržovat, může veškerá práce probíhat více v klidu. Čím více členů má Představenstvo, tím je organizace složitější. V nadcházejícím období je také v plánu ukotvit důležité deadliny v Google kalendáři tak, aby všichni měli jednoduchý přehled o termínech. Správa kalendáře bude ležet na bedrech tajemníka.

Hoďte mi to do mejlíku

U témat, která vyžadují rychlou reakci a není možné svolat ad hoc ZOOMové zasedání, se používá hlasování per rollam po e-mailu, případně fórum na komunikačních platformách. Pro běžnou komunikaci se ukázalo být  snesitelnějším používat strukturovaná témata v chatovací místnosti.

Valící se kinaři

Valná hromada byla, je a bude důležitou součástí životního cyklu člena APK, a to jak volební, tak nevolební. Vytvořili jsme manuál přípravy VH včetně jejího harmonogramu tak, aby každé nové představenstvo přesně vědělo, kdy je potřeba splnit jaký bod programu.

Pracovat, pracovat, pracovat!

Každá schůzka, každý ZOOM, každé téma vygeneruje množství práce, kterou musí někdo udělat. Je žádoucí, aby se u ní nestřídali pořád ti stejní lidé, ale aby si nové Představenstvo nastavilo skutečně transparentní a „vymahatelný“ systém odpovědnosti a kompetencí. Ano, samozřejmě, že všichni jsou v Představenstvu dobrovolně, bez nároku na honorář a všichni mají své vlastní plné úvazky/druhé práce/rodinné životy/šachové kroužky. Nicméně předpoklad je takový, že kandidaturou do Představenstva se zájemce určitého objemu svého volného času vzdává ve prospěch komunity a na bázi víceméně dobrovolnictví (cítíte tu zušlechtěnou duši?) obětuje tento čas v zájmu vyššího dobra. Dá se samozřejmě celé volební období setrvávat mimo diskuse a pak pár dobře mířenými vzepětími vytvářet dojem neutuchající aktivity, ale to ve výsledku zbytku opravdu neprospěje, naopak. Předpoklad je takový, že zájemci o práci v Predstavenstvu ji skutečně vykonávat chtějí a budou se aktivně podílet jak na vytváření agendy, tak na jejím přerozdělování a následně především plnění. To znamená, že jedna věc je účastnit se zasedání, ale mnohem důležitější je pak možnost okořenit svou běžnou pracovní náplň činností pro APK. A to ať už už jde o psaní textů či alespoň minimální vyjadřování se k nim, účast na průběžných online diskusích, hlasování, která se často objeví ze dne na den vzhledem ke zvyšujícímu se zájmu médií o názor APK a mnoho dalšího… Pro dobré fungování a rychlé řešení problémů by bylo dobré, aby byl každý člen Představenstva schopen reagovat online do 2-3 dní. Zapojení méně než jedenkrát týdně práci všem dost komplikuje.

Oběžník a sítě

Aby kinařská odborná obec věděla, že jako celek nezahálíme a skutečně aktivně, průběžně a iniciativně otevíráme a řešíme nejrůznější témata, začali jsme v září roku 2021 vydávat pravidelný oběžník. Úzus je takový, že psaní oběžníku má na starosti jeden člen*ka, který*á sleduje vývoj diskuse na jednáních, průběžně identifikuje témata, po skončení jednání si s ostatními ověří, zda na pojednávaných okruzích vládne konsenzus a oběžník napíše. Dá jej k dispozici ostatním ke komentářům (jako ostatně všechny psané texty) a ve sjednaném datu oběžník jiný určený člen*ka rozešle.

Správu webu a sociálních sítí má na starosti Tajemník. Tak jako i jiné výstupy, prochází obsah webu schvalovacím procesem.

Sociální sítě spravuje Tajemník APK a pracuje na nich s šablonami vycházejícími z nového vizuálu, které vždy upravuje.

Co se řeší?

Předpoklad je takový, že nové Představenstvo bude přicházet s novými, vlastními tématy, byť pro zachování kontinuity je záhodno, aby projekty vyžadující nějakou udržitelnost nebyly zcela opuštěny. Aktuálně řešených témat je celá řada, ale aby nedošlo k vašemu zahlcení, zde je jen několik těch nejdůležitějších:

• SFA – předvýběr hodnotitelů*ek
• Vytváření koncepce Cinema Day
• UNIC a mezinárodní spolupráce
• Nové Stanovy spolku
• Příprava Valné hromady
• Vývoj s APK Cinema Service (ukončení služeb České pošty)
• Intranetový systém nového webu
• členství v ASFAV
• Mini granty (letos byly z důvodů povodní pozastaveny)